今でこそ無職の私ですが、20代には会社勤めを経験しています。給料が安かったので、役職のない中堅以上の4・50代でも、生活費を稼ぐために毎月決まった時間をダラダラと、残業していました。もちろん私も例外に漏れず、なにぶん生活費ギリギリの給与だったので、定時で仕事を終わらせる努力をしたことがありませんでした。
いまはというと、コロナ不況を原因として、各社働き方にメスを入れ、余計な残業時間を削減する動きが強くなっていて、長年残業時間で稼ぐことをしていたサラリーマンには辛い時代になったと思います。私はそれまでに無職化していたので影響ありませんが、残業＝「悪」という公式はコロナ前と比較すると、揺るぎないものになっていると感じられます。
当時はゆっくり仕事をやっていたつもりの私でしたが、急げと言われて早く仕事を終わらせる技術を持たないので、時代に合わせて働けるように本を読んでみることにしました。「定時ダッシュのオニが教える 超タスク管理術：残業ゼロで早く帰る技術 ゼロ残」という本について気づいたことと、紹介されていた内容をまとめたいと思います。
気付き
- 前読んだ本と被っているけどわかりやすかった
- 時間見積もり精度を上げるために
（R）E-PODという解決策
- E：抽出する（Extract）
- P：処理する（Preparation）
- O：整理する（Organize）
- D：実行する（Do）
- R：改善する（Remedial・Refuse）
- その他
おわりに
気付き
前読んだ本と被っているけどわかりやすかった
以前「退職前に出会いたかった本「要領がよくないと思いこんでいる人のための仕事術図鑑」の紹介」という記事を書きましたが、概ね内容は被っていて、書かれているのは、タスクは全て行動単位で手順書に落とし込み、管理をしましょうというものです。すでに自分が知っている技術が紹介されていたので、学んだことが間違いない気がして逆に嬉しく感じました。
以前読んだ本では、手順書をつくることの重要性にフォーカスしていたのに対して、手順書をどう作るかを体系立てている点について、この本独自の優位性があると感じました。
時間見積もり精度を上げるために
仕事にかかる時間の見積もりが重要であることは「なぜ、自分の仕事が終わらないのか」でも触れた部分ですが、正確な見積もりができるようになるためには、自分がどれくらいの時間で作業ができるかを知っておく必要があります。そのためには、タスク管理を手順書で箇条書きにしておくだけでなく、スケジュールのように時間に当てはめることが大事だと学びました。
（R）E-PODという解決策
著者が提唱する、残業ゼロで帰宅するためのタスク管理術です。タスクを正確かつ効率的に管理することで、無駄な時間を減らし、集中して仕事に取り組もうという考えになっています。
E：抽出する（Extract）
まず紙とペンを用意し、思いつく限りタスクを書き出します。思い浮かんだものを徹底的に書き出すのですが、
・内容がかぶっている
・どうせやらない
・書き出すまでもない
・かっこいい言い回しが思いつかない
といったことは気にせず、とにかく出し切るまで書き出します。
P：処理する（Preparation）
書き出したタスクをリストにするために加工処理します。４つの工程を紹介します。
工程１：細かく分解する
実際の行動レベルまで細かく分解します。漏れなく分解するために、タスクに関して５W1Hで考えるか、めんどくさければ・誰が決定権を持っているか・なにが必要かという２点だけでも考えましょう。
工程２：やらないことは消す
ここにきて初めて不要なタスクを消す作業です。ただし、すぐに取り掛かる必要がなくても、いつかやらなければならないことは残しておくようにしておいてください。
工程３：他の人に任せる
任せられるタスクは依頼をしましょう。ただし、任せたタスクの進捗管理はしっかり行うようにしましょう。
工程４：空っぽにする
全てをリストに書き尽くし、それ以外は何もない状態にしましょう。
O：整理する（Organize）
実際に手順書に起こしていきます。ポイントが５点あるので紹介します。
ポイント１：文明の利器に頼る
優秀なタスク管理ツールを使いましょう（Microsoft To Do、Tick Tick、Trelloなど）。
ポイント２：タスクはまとめる
「同じ相手に確認が必要」「特定の場所でしかできない」といった条件がおなじものをまとめましょう。
ポイント３：スタートを明確にする
期日だけではなく開始日を必ず設定しましょう。
ポイント４：２つのリストを使う
オープンリスト（すべてのタスクが集まっているもの）とクローズドリスト（今日やることだけに絞ったもの）２つのリストを用意しましょう。また、急に振られた仕事に不用意に飛びつかないようにしましょう。
ポイント５：絞り込んで並び替える
1日の時間割をつくりましょう。バッファはタスクごとではなく、まとめて設けるようにします。すぐできる仕事はまとめて１つのタスクとして設定して先に終わらせるようにしますが、もし終わらないならオープンリストに追加するようにしましょう。
D：実行する（Do）
あとはやるだけ！！
R：改善する（Remedial・Refuse）
E-PODに加えることでタスク管理が循環化する、重要な２つのRについても紹介します。
Remedial（改善する）
毎日の終わりに１０分間、その日のタスクを振り返る時間を設け、「なぜ予定より遅れたor早く終わったor予定通りだったか」を考える習慣をつくります。
Refuse（断る）
やるべきでない仕事についてはきちんと断るようにしましょう。
その他
【ポモドーロテクニック】
30分1セット（25分＋5分休憩）のサイクルで作業をするテクニック。やる気が出ないときに有効。
【ガントチャート】
長期且つ複数タスクが絡んで進行する場合は、ガントチャートを使うようにしましょう。
おわりに
仕事を間違いなく進める上で、このリストがどれだけ大事なものかを改めて実感しました。一旦躓くまではこのやり方でやってみて、他の知識を求めることはしないようにしたいと思います。
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